V projektově orientované firmě je dobré mít samostatný organizační útvar s názvem projektová kancelář, která na průběh všech projektů dohlíží, koordinuje je, podporuje a zajišťuje potřebné standardy. Projektová kancelář funguje ve dvojí roli: jako výkonný nástroj vedení společnosti pro sledování a koordinaci projektů v organizaci a dále jako místo, kde mohou vedoucí jednotlivých projektů získat podporu pro řešení svých problémů.
Náplní projektové kanceláře je:
- řízení věcných závislostí mezi projekty
- sdílet data společná pro více projektů
- plánování projektů (pomoc projektovým týmům)
- alokace zdrojů (pracovníků), kteří současně pracují na více projektech
- poskytovat podporu vedoucím projektů a členům projektových týmů
- tvorba, údržba a rozvoj projektových standardů včetně typových projektových postupů
- pravidelné projektové prověrky
- rozhodování o spouštění konkrétních projektů
- sledování projektů a reportování
- vedení dokumentace projektu a její archivování
- finanční účtování projektů
- vyhodnocování projektu, tvorba závěrečné zprávy (společně s vedoucím projektu)
- všechny projekty musí být před svým zahájením schvalovány projektovou kanceláří či vedením
- zdroje na projekty jsou přiřazovány projektovou kanceláří v souladu s prioritami celé organizace
- vedoucí projektů podávají pravidelně informace o stavu projektů a podle potřeby též v případě nastalých výjimečných situací
- projektová kancelář schvaluje osvědčené typové projektové postupy a jiné projektové standarty